CIRCULAR EXTERNA
100-000001
(2012-03-06)
Publicada en el Diario Oficial No. 48366 de fecha
08 de Marzo de 2012.
Señores
ADMINISTRADORES, REVISORES FISCALES Y CONTADORES
Sociedades, empresas unipersonales y sucursales de sociedades
extranjeras, Inspeccionadas, Vigiladas y Controladas
REFERENCIA: DECRETO LEY 019 DEL 10 DE ENERO DE 2012, “Por el cual se
dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites
innecesarios existentes en la Administración Pública”
SUPRESIÓN DE LA INSCRIPCIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD EN EL REGISTRO
MERCANTIL
1.LIBROS DE CONTABILIDAD – NO REQUIEREN INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO MERCANTIL Y PUEDEN SER LLEVADOS EN ARCHIVOS
ELECTRÓNICOS
El Decreto Ley 019 de 2012, suprimió el registro de los libros de
contabilidad en la Cámara de Comercio a la vez que autoriza que dichos libros
puedan ser llevados en archivos electrónicos.
Esta afirmación se deriva de las siguientes consideraciones:
1.El
artículo 173 del decreto que nos ocupa, adicionó un inciso al artículo 56 del
Código de Comercio, donde consagró la posibilidad de llevar en archivos
electrónicos todos los libros del comerciante.
El primer
inciso se mantuvo sin modificación desde su original, consagrado en el Decreto
410 de 1971, el cual señala: “Los libros podrán ser de hojas removibles o
formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén
numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan
autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno”. Como
es evidente esa reglamentación aludía a los decretos que fue necesario expedir
para efectos de instrumentalizar la norma del Código de Comercio, sin que pueda
dar lugar a pensar que es una nueva reglamentación para que los libros dejen de
estar inscritos en el registro mercantil.
Tampoco requiere reglamentación la posibilidad de que la contabilidad
sea llevada en archivos electrónicos, en la medida en que el decreto
reglamentario se ocupará únicamente del registro de libros electrónicos que
conservan la obligación de la inscripción en el registro mercantil, esto es,
para los libros de socios o accionistas y los de actas de asamblea y junta de
socios, en armonía con lo dispuesto en el artículo 175 del decreto que nos
ocupa.
1. El
artículo 175 ibídem, modificó el numeral 7 del artículo 28 del Código de
Comercio así:
“Artículo 28. Deberán inscribirse en el registro mercantil:
…
7. Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas
de asamblea y juntas de socios”
Al suprimir la exigencia para los libros de contabilidad, se entiende
que desde la fecha de expedición del mencionado decreto, los comerciantes no
están obligados a inscribir dichos libros en el registro mercantil, sin que
para tal efecto se requiera reglamentación alguna como se explicó
anteriormente.
2. LA CONTABILIDAD DEBE CONTINUAR SIENDO LLEVADA SEGÚN LOS
PRINCIPIOS GENERALMENTE ACEPTADOS
Los comerciantes deben continuar llevando su contabilidad de acuerdo a
los principios y normas generalmente aceptados en Colombia; para tal efecto, se
tomarán las medidas necesarias que permitan garantizar la inalterabilidad,
integridad y seguridad de la información. Corresponderá a los
administradores tomar las decisiones y medidas dirigidas a asegurar el
cumplimiento de los requisitos de la información financiera.
1.LIBROS INSCRITOS EN EL REGISTRO MERCANTIL QUE CONTIENEN FOLIOS QUE NO
HAN SIDO UTILIZADOS
La administración del ente económico decidirá el uso que debe dársele a
los folios inscritos que no fueron utilizados antes de la vigencia del decreto
antitrámites y para ello podrá optar entre:
1.Usar las
hojas disponibles hasta su agotamiento, sin perjuicio de que los registros
incorporados coincidan o no con un período completo, esto es, de un mes o un
año. Al escoger esta opción, una vez diligenciado completamente el libro
inscrito, la administración continuará llevando su contabilidad bien sea en
forma impresa o en archivo electrónico.
1. Anular la totalidad de los folios registrados y escoger si continúa
imprimiendo los libros de contabilidad en folios sin dicho registro, o en
archivos electrónicos
1.OPERACIONES ANTERIORES A LA VIGENCIA DEL DECRETO
LEY 0019 DE 2012, NO REGISTRADOS EN LIBROS DE CONTABILIDAD INSCRITOS Y NO
EXISTEN HOJAS PARA SU IMPRESIÓN.
A partir de la expedición del Decreto 019 de 2012 las Cámaras de
Comercio no cuentan con facultad para inscribir libros de contabilidad y de
junta directiva. Los administradores son responsables por la omisión del
registro de la contabilidad en libros inscritos durante el tiempo en que dicha
obligación les fue exigible.
No obstante, cuando existan registros contables que dan cuenta de hechos
económicos ocurridos antes de la vigencia del decreto antitrámites, que no
fueron impresos en libros debidamente registrados sin que se cuente con hojas
suficientes para su impresión, el administrador dejará constancia de tal
circunstancia en el libro registrado y podrá continuar llevando la contabilidad
en archivos electrónicos.
Si no cuenta con ningún folio inscrito en el registro mercantil,
levantará un acta firmada por el representante legal y el contador de la
compañía en la que indicarán tal circunstancia y procederán a continuar
llevando la contabilidad por los medios habilitados en el decreto, es decir
medios físicos o electrónicos.
Ahora bien, si la decisión del administrador está dirigida a continuar
con la contabilidad en libros físicos, podrá imprimir los registros en libros
no inscritos. Esta opción, deberá estar acompañada de una nota en la que
el administrador indique las razones por las cuales los registros contables de
hechos económicos anteriores a la vigencia del Decreto 019 de 2012, constan en
libros no inscritos en el registro mercantil.
1-REQUISITOS DE LOS ARCHIVOS ELECTRÓNICOS – APLICACIÓN DE LA LEY 527 DE 1999
Los libros de contabilidad pueden ser llevados en archivos electrónicos
y su almacenamiento debe garantizar que la información sea completa e
inalterada. La conservación de los registros electrónicos seguirá las
condiciones establecidas en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, cuales son:
1.Que la
información que contenga sea accesible para su posterior consulta,
2.Que el
mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato que se haya
generado,
3.Que
permita determinar el origen, la fecha y hora en que fue producido el
documento.
La conservación de la información financiera podrá realizarse
directamente o a través de terceros siempre y cuando cumpla con las condiciones
que fueron mencionadas.
Resulta conveniente que los administradores implementen estrategias de
respaldo de la información, que minimicen una eventual pérdida de datos.
1. VALIDEZ PROBATORIA DE LOS REGISTROS DE CONTABILIDAD Y LIBROS DE ACTAS DE
JUNTA DIRECTIVA EN ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
A la luz de los artículos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999, los libros de
contabilidad registrados en archivos electrónicos son admisibles como medios de
prueba y para su valoración se seguirán “las reglas de la sana crítica y demás
criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por
consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en que
se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se
identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente.”
1. LIBROS DE JUNTA DIRECTIVA
De igual manera, el decreto 019 de 2012 suprimió la obligación de
inscribir los libros de acta de junta directiva en el registro mercantil, a la
vez que previó la opción de ser llevados por medios electrónicos. Por tal
razón, las precisiones que anteceden se predican también de los libros de actas
de junta directiva.
PUBLÍQUESE
Y CÚMPLASE,
LUIS
GUILLERMO VÉLEZ CABRERA
Superintendente
de Sociedades
Fecha Publicación 5 de noviembre de 2013
La información aquí contenida es de naturaleza general y no tiene el propósito de abordar las circunstancias específicas de ningún individuo o entidad en particular. No tiene motivos económicos y no se puede entender como una asesoría al tema expuesto por el autor.
La información aquí contenida es de naturaleza general y no tiene el propósito de abordar las circunstancias específicas de ningún individuo o entidad en particular. No tiene motivos económicos y no se puede entender como una asesoría al tema expuesto por el autor.
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