Circular
Externa N° 20131000000044
31-10-2013
Superintendencia
de Servicios Públicos Domiciliarios
PARA:
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REPRESENTANTES
LEGALES
Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios
REVISORES FISCALES Y AUDITORES
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DE:
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SUPERINTENDENTE
DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS
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ASUNTO:
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Proceso
de Implementación de las Normas de Información Financiera (NIF)
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Bogotá,
D. C., 31/10/2013
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La Superintendencia de Servicios
Públicos Domiciliarios, en adelante Superservicios, en ejercicio de sus
atribuciones legales y en especial, las que le confiere el numeral 4 del
artículo 79 de la Ley 142 de 1994, modificado por el artículo 13 de la Ley 689
de 2001 y el numeral 2 del artículo 10 de la Ley 1314 de 2009, emite las
siguientes instrucciones en relación con el proceso de convergencia a
estándares internacionales de información financiera dentro del marco legal
definido por el Gobierno Nacional en la Ley 1314 de 2009[1] y sus Decretos
Reglamentarios número 2784[2] y 2706[3] de 2012:
1. DEPURACIÓN DE LA CONTABILIDAD
De acuerdo con el Decreto número 2784 de
2012, las empresas que se encuentren en el proceso de implementación de las
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), deben dar aplicación
al Marco Técnico Normativo de Información Financiera previsto en el mismo,
en especial lo establecido en la NIIF 1 – Adopción por Primera vez
de las Normas Internacionales de Información Financiera –, elaborando
el Estado de Situación Financiera de Apertura con corte al 1° de enero de 2014,
el cual debe contener información de alta calidad, transparente y comparable
para los períodos que cubra, dado que constituye el punto de partida para la
contabilización bajo NIIF y ser obtenido a un costo que no exceda los
beneficios.
Adicionalmente, en la NIIF 1 se dispone
que si la entidad tuviese conocimiento de errores contenidos en la información
elaborada conforme a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
(PCGA) anteriores, las conciliaciones requeridas distinguirán las correcciones
de tales errores de los cambios en las políticas contables.
Así las cosas, para los efectos de las
explicaciones y conciliaciones requeridas por la NIIF 1, las empresas
efectuarán los ajustes correspondientes que les permita la elaboración del
Estado de Situación de Apertura, en el cual se minimice el efecto de los
errores incurridos en la aplicación de la norma local y determinar el verdadero
impacto por efecto de la convergencia a NIIF.
Los prestadores de servicios públicos
clasificados en el Grupo 3, deberán preparar la información contable como lo
establece el anexo del Decreto número 2706 de 2012, cumpliendo con las
disposiciones para cada uno de los componentes que integran el estado de
situación financiera, así como el reconocimiento y medición de los mismos.
También deberán acatar lo relativo a la corrección de errores de períodos
anteriores y la presentación razonable de los estados financieros.
2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
De acuerdo con lo previsto en los
Decretos números 2784 y 2706 de 2012, a partir del 1° de enero de 2015, cesan
los efectos de los Decretos número 2649 y 2650 de 1993, para las empresas que
pertenezcan a los Grupos 1 y 3, en consecuencia cesan igualmente los efectos de
los demás planes contables existentes en torno a los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados (PCGA).
En este sentido, es necesario precisar
que para la implementación del nuevo Marco Técnico Normativo, bajo NIF, las
empresas deberán establecer sistemas de información que les permita efectuar
los correspondientes registros de conformidad con sus necesidades.
Lo anterior, igualmente se sustenta en
lo dispuesto en el documento “Propuesta de Norma del Sistema Documental
Contable”, expuesto para comentarios por el Consejo Técnico de la Contaduría
Pública (CTCP), con fecha 19 de julio de 2013, el cual, si bien es una
propuesta, fija la posición de este organismo de normalización contable, frente
al tema de que las empresas adopten un sistema numérico apropiado que sirva
para el registro de las operaciones económicas.
No obstante, si por decisión del
Gobierno Nacional en cabeza de los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y
de Comercio, Industria y Turismo, como organismos de regulación contable en el
país, se estableciera alguna disposición referente a un catálogo de cuentas
homogéneo, para que sea utilizado por las empresas, la Superservicios acogerá
los pronunciamientos pertinentes.
3. PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN
FINANCIERA BAJO NIIF
Los primeros estados financieros de
acuerdo con el nuevo Marco Técnico Normativo de los Decretos números 2784 y
2706 de 2012, serán aquellos con corte al 31 de diciembre de 2015 y deberán
presentarse en forma comparativa.
Para efectos de los requerimientos de
esta información, las diferentes superintendencias realizarán las actividades
necesarias con el fin de homologar criterios y unificar en lo posible la
estructura de los informes y/o reportes financieros de propósito general, así
como los mecanismos a utilizar para su recepción, en atención al principio de
coordinación establecido en el artículo 12 de la Ley 1314 de 2009. En este
sentido, estas entidades están encaminadas a estructurar y adecuar sus sistemas
tecnológicos para obtener la información de NIIF, bajo estructuras de reporte
XBRL (eXtensible Business Report Language).
La Superservicios se encuentra en
proceso de investigación, análisis, revisión y estructuración del esquema de
reporte bajo XBRL, en aras de definir los requerimientos de información a sus
vigilados como lo demandan las NIIF, teniendo en cuenta las características
propias del sector y de cada uno de los grupos. Una vez se realicen estas
actividades, la Superservicios dará a conocer la forma y plazos establecidos
para el reporte de dicha información financiera.
Lo anterior se sustenta en los
señalamientos hechos por el CTCP en el documento “Propuesta de Norma del
Sistema Documental Contable”, respecto de la información en lenguaje XBRL.
4. REPORTE DEL ESTADO DE SITUACIÓN
FINANCIERA DE APERTURA
Para efectos de las actividades de
seguimiento, la Superservicios realizará los requerimientos de información a
través del Sistema Único de Información (SUI), durante el primer semestre del
año 2014 y establecerá la forma, plazos y características relativos a la
presentación de dicha información.
5. RESPONSABILIDAD DE LA INFORMACIÓN
La implementación del proceso de
convergencia, así como la preparación y remisión de información financiera bajo
NIIF es responsabilidad del Representante Legal de la persona del prestador de
servicios públicos domiciliarios, quien velará por su adecuado cumplimiento,
por que la información sea de alta calidad y su presentación se realice de
forma oportuna.
Las políticas que se adopten, así como
las decisiones, estimaciones, corrección de errores de períodos anteriores,
análisis, memoria de cálculos, comprobantes, soportes contables, informes,
estudios, información complementaria, fuentes de información y otros aspectos
relevantes relacionados con la convergencia a los estándares del Marco Técnico
Normativo establecido deberán estar debidamente sustentados, guardados y
disponibles para consulta y revisión de la Superservicios y de cualquier otra
autoridad competente.
6. GOBIERNO CORPORATIVO Y ROLES EN EL
PROCESO DE CONVERGENCIA
Los miembros de junta directiva y los
representantes legales son los principales responsables del éxito de la
convergencia a las NIF en cada organización, en el marco de un gobierno
corporativo adecuado, que incluya un sistema de control interno ajustado a las
mejores prácticas internacionales.
Junta Directiva. La junta directiva u
órgano equivalente tiene la responsabilidad de orientar, vigilar y garantizar
la buena marcha del proceso de convergencia hacia los estándares que forman
parte del marco técnico normativo de información financiera establecido en el
Decreto número 2784 de 2012, para lo cual será responsable de realizar, entre
otras, las siguientes actividades:
·
Participar activamente en la planeación del proceso de
convergencia, efectuar seguimiento al mismo y determinar las acciones
correctivas que se necesiten para asegurar su cumplimiento, cuando sea del
caso.
·
Definir y aprobar las nuevas políticas contables de la
organización, con fundamento en las recomendaciones del Comité de Auditoría.
·
Definir las responsabilidades y atribuciones asignadas a los
diferentes cargos y áreas respecto del proceso de convergencia.
·
Conocer los requerimientos que sean formulados por los
diferentes órganos de control o supervisión e impartir las órdenes necesarias
para que se adopten las recomendaciones y correctivos a que haya lugar.
·
Aprobar los recursos para la implementación efectiva del proceso
de convergencia.
·
Evaluar las recomendaciones relevantes sobre el proceso de
convergencia que formulen los órganos de control interno y externo, adoptar las
medidas pertinentes y hacer seguimiento a su cumplimiento.
·
Evaluar los informes que se presenten de conformidad con el
nuevo marco técnico normativo de información financiera, para ser presentados a
las entidades de supervisión y demás organismos.
Todas las decisiones y actuaciones que
se produzcan en desarrollo de las atribuciones antes mencionadas deberán
constar por escrito en el acta de la reunión respectiva y estar debidamente
motivadas.
Comité de Auditoría. Con respecto al proceso de convergencia
corresponde velar por que la preparación, presentación y revelación de la
información financiera se ajuste a lo dispuesto en el marco técnico normativo
de información financiera establecido mediante el Decreto número 2784 de 2012,
verificando que existan los controles necesarios.
Revisor Fiscal y/o Auditor
Externo. El
Revisor Fiscal y/o Auditor Externo o su equivalente debe hacer seguimiento al
proceso de convergencia de las nuevas normas de contabilidad e información
financiera y de aseguramiento, de la respectiva empresa de servicios públicos
según corresponda, incluyendo lo relacionado con la preparación del estado de
situación financiera de apertura.
Representante Legal. En el marco de las obligaciones
asignadas en las disposiciones legales vigentes, el representante legal es el
responsable de:
·
Implementar las estrategias y políticas aprobadas por la junta
directiva u órgano equivalente en relación con el proceso de convergencia.
·
Comunicar las políticas y decisiones adoptadas en relación con
el proceso de convergencia por la junta directiva u órgano equivalente a todos
los funcionarios dentro de la organización y a los grupos de interés externos.
·
Poner en funcionamiento la estructura, procedimientos y
metodologías relacionados con el proceso de convergencia, garantizando una
adecuada segregación de funciones y asignación de responsabilidades.
·
Revisar los manuales y procedimientos para adecuarlos al nuevo
marco técnico normativo.
·
Proporcionar a los órganos de control internos y externos, toda
la información que requieran para el ejercicio de sus funciones respecto del
proceso de convergencia.
·
Proporcionar los recursos que se requieran para la adecuada
implementación del proceso de convergencia, de conformidad con lo autorizado
por la junta directiva u órgano equivalente.
·
Certificar que los estados financieros y otros informes
relevantes para el público no contienen vicios, imprecisiones o errores que
impidan conocer la verdadera situación patrimonial o las operaciones de la
correspondiente entidad.
·
Establecer y mantener adecuados sistemas de control interno,
para lo cual deberán diseñar procedimientos de control y revelación que
aseguren que la información financiera cumpla íntegramente con los requisitos
establecidos y sea presentada en forma adecuada, de conformidad con las normas
aplicables.
En general el representante legal es el
responsable de dirigir la implementación del proceso de convergencia, verificar
su operatividad al interior de la correspondiente entidad y su adecuado
funcionamiento, para lo cual debe demostrar la ejecución de los controles que
le corresponden.
La administración debe mantener a
disposición del auditor interno, el revisor fiscal y órganos de supervisión o
control, los soportes necesarios para acreditar la correcta implementación del
proceso de convergencia y el cumplimiento de lo señalado en los marcos técnicos
normativos de información financiera.
7. INFORMACIÓN DEL PROCESO DE
CONVERGENCIA PARA LAS EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS QUE SE CLASIFIQUEN EN EL
GRUPO 2 Y AQUELLAS DEL SECTOR PÚBLICO
El marco técnico normativo para las
empresas clasificadas en el Grupo 2 no ha sido expedido aún por el Gobierno
Nacional en cabeza de los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de
Comercio, Industria y Turismo. Se espera que la normatividad a aplicar para el
Grupo 2 corresponda a las denominadas NIIF para Pymes, de acuerdo a las
recomendaciones hechas por el CTCP.
No obstante lo anterior, se continúa
señalando la importancia de tomar estas orientaciones y avanzar en el proceso
de convergencia para que una vez expedida la normatividad respectiva, se
facilite su implementación.
Con relación a las empresas de servicios
públicos sometidas al régimen de contabilidad pública, corresponderá al
Contador General de la Nación, quien cuenta con facultades regulatorias en
materia de contabilidad pública, expedir el modelo de contabilidad para dichas
empresas, basado en el documento puesto a discusión pública denominado “Estratega
de convergencia de la regulación contable pública hacia Normas Internacionales
de Información Financiera (NIIE) (sic) y Normas Internacionales de Contabilidad
del Sector Público (NICSP)”.
8. VIGILANCIA CONCURRENTE
En el marco de la coordinación institucional
establecido en el artículo 12 de la Ley 1314 de 2009, las superintendencias
vienen trabajando para definir procedimientos claros y vinculantes de
supervisión y control cuando, para una misma entidad, organización o empresa
deban concurrir dos o más superintendencias, en atención del cumplimiento de
las funciones de cada supervisor. El resultado de este trabajo coordinado, se
dará a conocer con la debida oportunidad.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Patricia
Duque Cruz.
Texto tomado de aigr-contadores.com
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