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Un Gobierno Corporativo efectivo debe poder definir comités de apoyo a la Junta Directiva.
B. Requerimiento de un comité de Finanzas en las ONG´s
Uno de los comités de apoyo a la junta directiva es el de auditoría, excelente recurso para las ONG que operan en países desarrollados, los que tienen entre las mejores prácticas de gobierno corporativo el establecimiento de dicho comité. En su ausencia, la junta directiva suele delegar en el comité de finanzas las responsabilidades que le habrían sido propias.
El comité de auditoría debe reportar regularmente a la junta directiva el resultado de sus trabajos y evaluaciones. Dicho comité generalmente se conforma con por lo menos tres miembros de la junta directiva: uno de los miembros debe tener un buen conocimiento de temas contables y financieros. Miembros de la gerencia pueden participar de dicho comité en calidad de invitados.
"Para la realización de sus funciones la junta directiva establece comités de apoyo. Uno de los principales es el de finanzas."
Una vez definido el comité, una de sus primeras tareas debería ser establecer su estatuto de funciones y responsabilidades. Entre las principales responsabilidades, destaca la efectiva evaluación de los controles internos de la ONG.
El propósito de que dicho comité evalúe la efectividad de los controles internos es para asegurarse y garantizar la capacidad de la ONG para evitar pérdidas ocasionadas por hurtos, robos, fraudes o errores al procesar o registrar las transacciones que resulten en información financiera incorrecta.
Las principales responsabilidades de un comité de finanzas incluyen: la revisión y aprobación del presupuesto anual, el seguimiento o monitoreo del cumplimiento del presupuesto, la revisión y monitoreo periódico del flujo de caja, junto con la disposición de medidas frente a posibles situaciones de iliquidez.
En las ONG de mayor tamaño existe la función de auditoría interna.
Los auditores internos deben reportar directamente al comité de auditoría quién es el responsable por el funcionamiento de dicho departamento. El comité deberá aprobar el plan anual, revisar y aprobar los informes emitidos, darle seguimiento a las deficiencias de control interno identificadas, aprobar las políticas y procedimientos y evaluar y aprobar la estructura de control interno de la ONG.
Existen diferentes tipos de auditorías: operacionales, de sistemas, de control, administrativas, de compras, de cumplimiento, de estados financieros, etc. La auditoría de estados financieros es realizada por auditores externos independientes que serán contratados por el comité.
La contratación de auditores externos para auditar los estados financieros aumenta la confiabilidad de la información financiera que el comité de auditoría somete a la junta directiva y ésta a otras organizaciones o personas interesadas en la ONG: aquellas de quienes recibe donaciones, instituciones bancarias que otorguen préstamos a las ONG, autoridades fiscales o tributarias y otras personas u organizaciones que puedan estar interesadas en realizar aportes futuros.
Una información financiera confiable y veraz genera transparencia, reputación e imagen de la ONG, imprescindibles para sus directores y futuro de la organización.
"Contratar auditores externos para auditar los estados financieros aumenta la confiabilidad de la información financiera."
El comité deberá establecer comunicación frecuente con los auditores externos contratados, asegurándose de:
• Revisar y aprobar el plan de auditoría, que define el alcance de los trabajos por realizar.
• Recibir en forma oportuna o pronto informe de deficiencias de control interno detectadas por los auditores durante sus revisiones.
• Conversar con los auditores sobre las políticas contables utilizadas y cualquier política contable adoptada o modificada durante el año.
• Reunirse con los auditores antes de la emisión de los estados financieros anuales para conocer las principales diferencias, opiniones y otros asuntos importantes identificados durante la auditoría.
• Coordinar con el socio de auditoría (de los auditores externos) las comunicaciones con el comité de auditoría.
Por sus funciones y responsabilidades, es conveniente que el comité efectúe una autoevaluación anual de su desempeño. Los auditores externos disponen de cuestionarios de autoevaluación a ser utilizados por el comité.
Las reuniones del comité de auditoría deben ser documentadas mediante actas que evidencien los temas discutidos y aprobados por los directores.
Continuará…
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