Los
presupuestos a nivel de ONG´s son muy importantes, la administración
continuamente exige un presupuesto para el desarrollo de las actividades o
labores en los diferentes proyectos que ella ejecuta.
Muchos Gerentes o Coordinadores, limitan el alcance de los presupuestos a un documento que refleja simplemente valores económicos, pero la verdadera importancia de ellos radica en el control financiero de la organización, puesto que revela el manejo administrativo de los recursos disponibles por la Entidad.
Como herramienta de control
financiero se ha establecido el análisis a la ejecución presupuestal como un
instrumento que permite evaluar el cumplimiento en el plan de acción de la
entidad, respecto del proyecto en ejecución y a las directrices del
financiador.
En muchas ocasiones el resultado de las variaciones entre los rubros presupuestados y los verdaderos costos y gastos en los que incurrió la Entidad son sorprendentes – los costos y gastos incurridos no se ajustan a los objetivos ni a los montos aprobados por la Agencia de Cooperación - y casi siempre los valores reales exceden los presupuestados; en estos casos se afirma que “El presupuesto no sirvió”.
En muchas ocasiones el resultado de las variaciones entre los rubros presupuestados y los verdaderos costos y gastos en los que incurrió la Entidad son sorprendentes – los costos y gastos incurridos no se ajustan a los objetivos ni a los montos aprobados por la Agencia de Cooperación - y casi siempre los valores reales exceden los presupuestados; en estos casos se afirma que “El presupuesto no sirvió”.
Veamos a
continuación algunas de las causas que conducen al fracaso de los
presupuestos:
No hay objetivos definidos: Los presupuestos permiten visualizar en términos financieros, la necesidad de recursos para alcanzar los objetivos y metas del proyecto en el corto plazo. Algunas organizaciones han determinado a través de sus planes estratégicos, objetivos de largo plazo, pero no se encuentran definidos claramente.
Gastos no tenidos en cuenta: Existe muchas entidades, que al realizar el presupuesto que acompaña el anteproyecto para estudio de la Agencia de Cooperación, para su posterior aprobación, no alcanzan a tener en cuenta la totalidad de gastos que existe en la ejecución de un proyecto, fuera de las actividades, personal e inversiones que este necesite, podemos mencionar algunas:
- Gastos bancarios( Comisiones de las monetizaciones
nacional e internacional. Compras de chequera)
- Gastos Laborales( Dotación, prestaciones,
bonificaciones y auxilios de transportes)
- Servicios Públicos.
- Posibles Diferencias en cambio desfavorables,
respecto a la pactada en el Convenio, Acuerdo o Contrato de
Cooperación
- Impuestos: el Gravamen a los movimientos Financieros,
(4x1000), el rete Iva del 8% del IVA, cuando se es
responsable.
Pensar en COP (Pesos Colombianos): Las ONG´s tienden a pensar en la moneda nacional, el COP, y gastan en COP, lo interesante es que los presupuesto algunas veces vienen en diferentes monedas, sean Dólares (USD), Euros (€), Libras Esterlinas (GBP) Coronas suecas SEK, Francos Suizos (CHF), Yen (JPJ), moneda con que se ha aprobado la financiación del proyecto.
Algunas ONG´s
gastan su presupuesto en COP, sin tener en cuenta que lo que realmente envía la
Agencia de Cooperación, casi siempre el financiador envía los desembolsos
acordados en el convenio, es decir que si la Agencia de Cooperación pacto que
iba a enviar €50.000, correspondiente a COP135.000.000, con una tasa de cambio
de COP/€= 2.700, valores incluidos en el acuerdo de Cooperación, y en la negociación realizada en Colombia en la
monetización de las divisas, de los €50.000, se reciben COP115.000.000, a una
tasa COP/€= 2.300 creando una diferencia de COP20.000.000, pero la ONG cree que
su presupuesto es de COP135.000.000, y sigue gastando esos mismos pidiendo prestado algunas veces, creyendo que
el financiador le va enviar los otros COP20.000.000 , la agencia de Cooperación cumplió con su envío de €50.000, por tal motivo la
ONG tendría una sobre ejecución real y por diferencia en cambio , y posiblemente sobre
ejecuciones en los Ítem del presupuesto, por que se contaba con un €= COP2.700
y realmente llego a €=COP2.300 .Algunas veces la agencia de Cooperación le envián parte de dicha partida, pero en muchas veces
no o hace.
Sobre estimar los ingresos: Las ONG´s tienden a establecer metas de recursos y de transferencias. En la mayoría de los casos, esto ocasiona una sobre estimación de los ingresos esperados; adicionalmente es muy frecuente considerar como recaudo el 100% del ingreso sin tener en cuenta las comisiones y diferencias por cambio de fuerte oscilación, lo que ocasiona un descuadre en el flujo de efectivo.
No se presupuestan imprevistos: Es muy sencillo presupuestar gastos o eventos cotidianos, pero no lo es tan fácil para algunos gastos inesperados, como paros armados, factores de orden público, que hagan variar sustancialmente la ejecución de proyectos de Agencias de Cooperación, como mantenimientos correctivos, reparaciones locativas, pólizas de activos ,entre otros, es necesario construir una reserva para suplir este tipo de necesidades oportunamente, evitando descuadres en el flujo de efectivo y costos financieros adicionales por la adquisición de créditos en entidades bancarias.
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Registro AD37325 por ACCA
(Association of Chartered Certified Accountants) -Londres -Inglaterra
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