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Si por su tamaño, la organización no posee un auditor interno, miembros de la Junta Directiva que no estén involucrados en el manejo diario de la ONG deben llevar a cabo algunos procedimientos de control básicos.
La experiencia ha demostrado que las principales causas que resultan en pérdidas financieras y fraudes provienen de una confianza excesiva en el personal y la falta de controles y supervisión adecuada en los diferentes procesos.
Las áreas que generalmente requieren de una atención continua son: efectivo, cuentas bancarias, inventario y activo fijo.
Una usual y principal causa de pérdidas para las ONG ha sido la forma de manejo de su efectivo. La Junta Directiva debe asegurarse desde el primer día de operación de que exista un control adecuado de la entrada y salida del efectivo incluyendo las cuentas bancarias. Como controles adecuados se entiende la emisión de recibos “prenumerados” (cuyo significado es que sean de numeración corrida ya impresa o electrónica) por todo efectivo o donación en especie que reciba la ONG, cuentas bancarias con doble firma para girar contra ellas para todo retiro, reconciliaciones bancarias oportunas, siempre con una adecuada distribución de funciones. Estos controles son efectivos solo si se realizan en forma oportuna y se mantienen al día los registros contables.
Otra área común y frecuente de pérdidas es la de inventarios y el activo fijo de la ONG. Ésta debe mantener un control adecuado de entrada y salida de su inventario, asegurándose de que el inventario se mantenga resguardado en forma adecuada y que su acceso sea limitado.
Generalmente se realizan conteos periódicos de inventarios para constatar que dichos bienes continúan bajo control de la ONG y poder realizar los registros adecuados por las mermas que puedan resultar dependiendo del tipo de inventarios.
Un control similar se debe realizar para los activos fijos, lo cual incluye controlar a quiénes han sido asignados, realizar por lo menos un inventario anual para asegurarse de que continúan bajo control de la ONG y las condiciones en que se encuentran dichos activos, al igual que establecer controles para la utilización y acceso a ellos.
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La información aquí contenida es de naturaleza general y no tiene el propósito de abordar las circunstancias específicas de ningún individuo o entidad en particular. No tiene motivos económicos y no se puede entender como una asesoría al tema expuesto por el autor.
