Frente a la posibilidad de corregir errores en las actas, se debe
adoptar lo establecido en el Decreto 2649 de 1993 dentro del cual el artículo
131 dispone, que será procedente siempre y cuando inadvertidamente en las actas
se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado
como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales
omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los
órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las
personas que este hubiere designado para el efecto.
Concepto 220 068333 / 20-05-2015 / Superintendencia de Sociedades. ASUNTO: ACTAS.- CORRECCIÓN.
La asamblea General de Socios requiere anular un acta anterior y un acta de junta directiva, las cuales se encuentran demandadas ante la Justicia ordinaria por los socios disidentes y ausentes. ¿Pueden los socios que participaron de la asamblea, mediante otra asamblea extraordinaria aprobar la ANULACIÓN de las citadas actas?
Al respecto debe advertirse que este Despacho con fundamento en el artículo 28 del Código de Procedimiento y de lo Contencioso Administrativo, profiere los conceptos de carácter general y en abstracto a que haya lugar con motivo de las consultas que le son formuladas sobre las materias de su competencia, mas no le es dable mediante esta instancia emitir pronunciamientos de ninguna índole sobre situaciones particulares y concretas, menos que involucren decisiones de órganos sociales de sociedades cuyos antecedentes le son desconocidos.
Bajo ese presupuesto y comoquiera que la inquietud propuesta pone de manifiesto una posible confusión entre la posibilidad de modificar decisiones sociales, con el mecanismo para corregir el texto de las actas de los órganos sociales, es procedente hacer las siguientes precisiones de orden jurídico:
El Artículo 190 del Código de Comercio, dispone lo siguiente: "Las decisiones tomadas en una reunión … que se adopten sin el número de votos previsto en los estatutos o en las leyes, o excediendo los límites del contrato social, serán absolutamente nulas"; norma de la que se infiere que la validez de las decisiones adoptadas por el máximo órgano social y/o por la junta directiva, podrían ser cuestionadas ante la justicia ordinaria y por esta vía ser objeto de declaratoria de nulidad, caso en el cual, la sociedad habrá de adoptar los correctivos a que haya lugar, los que se podrían concretar mediante una orden judicial dirigida al órgano social competente, en ratificar la decisión adoptada, con el quórum y las mayorías requeridas para el efecto, sin que esto altere los contenidos del libro de actas y en tal virtud, los textos de aquellas que resulten declaradas nulas, deben permanecer asentadas en el libro.
Cabe observar que, si las decisiones no hubieren generado derechos patrimoniales a los socios o accionistas o producido efectos frente a terceros y, en el evento en que la justicia no se hubiese pronunciado sobre la validez de tales decisiones, la sociedad a través del máximo órgano social o de la junta directiva, según el caso, puede revocar directamente tales determinaciones, caso en el cual, también las copias de estas actas, deberán asentarse en el respectivo libro.
Lo anterior, teniendo en cuenta que el artículo 195 del citado código contempla la obligación de llevar un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios, sin exclusión alguna, presupuesto del que se desprende que elaborada el acta de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 189 ibídem, debe asentarse en el libro de actas, como lo establece la ley.
Finalmente, en cuanto a la posibilidad de corregir errores en las actas, se tiene que el Decreto 2649 de 1993, en el inciso 2°, artículo 131, dispone: "Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones". Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.
Texto tomado de Notinet
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