¿Los viáticos ocasionales no constituyen ingresos para los empleados
oficiales?
Los ocasionales, en cuanto constituyan reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para desempeño de sus funciones, no constituyen ingresos cuando se entreguen al pagador las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso para que el pagador las pueda tomar como gastos propios de la empresa. En el evento en que lo recibido no corresponda a reembolso de gastos constituye ingreso.
¿Cuáles son los soportes para demostrar que los viáticos ocasionales no constituyen ingresos para el empleado oficial?
Respecto a si los viáticos constituyen ingreso laboral o no, hay que tener conocimiento del concepto 071735 de julio 18 de 2000 expresó:... "Ingreso laboral es todo lo recibido dentro de la relación laboral,
legal o reglamentaria sin tener en cuenta la denominación que se le atribuya.
Los viáticos es uno de los ingresos recibidos dentro de la relación
laboral legal o reglamentaria. Pueden ser ocasionales o permanentes. Los
ocasionales son los recibidos en forma esporádica o extraordinaria para cubrir
gastos de alimentación, alojamiento y transporte del trabajador para
desarrollar labores fuera de su sede.
Los permanentes recibidos en forma regular por los trabajadores, que prestan por sus funciones fuera de la sede en forma habitual."
Los permanentes recibidos en forma regular por los trabajadores, que prestan por sus funciones fuera de la sede en forma habitual."
Los ocasionales, en cuanto constituyan reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para desempeño de sus funciones, no constituyen ingresos cuando se entreguen al pagador las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso para que el pagador las pueda tomar como gastos propios de la empresa. En el evento en que lo recibido no corresponda a reembolso de gastos constituye ingreso.
Los viáticos permanentes por constituir un ingreso regular del
trabajador se considera salario".
De lo anterior se puede concluir que solamente se pueden exceptuar del
carácter de ingresos los viáticos ocasionales cuando ellos son asumidos como
gastos propios de la empresa.
¿Cuáles son los soportes para demostrar que los viáticos ocasionales no constituyen ingresos para el empleado oficial?
Segundo, en cuanto a los viáticos si
constituyen o no salario para efectos de la declaración de renta, es de
precisar que estos se clasifican en ocasionales o
permanentes, los primeros, son aquellos recibidos en
forma esporádica, para cubrir gastos de alimentación,
alojamiento y transporte del trabajador y desarrollar
sus funciones fuera de su sede, los segundos, son los recibidos
de una manera regular o habitual, en cuanto a
esta materia, el despacho se ha pronunciado mediante el Concepto 71735 de 2000,
aclarando lo siguiente: (…)Los ocasionales, en cuanto
constituyan reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte
en que haya incurrido el trabajador para desempeño de sus funciones, no
constituyen ingresos cuando se entreguen al pagador las facturas y demás
pruebas documentales que sustenten el reembolso para que el pagador las pueda
tomar como gastos propios de la empresa. En el evento en que lo recibido no
corresponda a reembolso de gastos constituye ingreso.
Los viáticos permanentes por
constituir un ingreso regular del trabajador se considera salario.
(…)Subrayado Fuera del Texto
Así las cosas, los viáticos recibidos de
manera permanente o con un grado de habitualidad son salario conforme a lo
expresado y están sujetos al Impuesto sobre la renta, en cuyo
caso es viable revisar si se cumple la habitualidad de estos, ya
que al considerarse dentro del salario se cobijarían por el beneficio previsto
de que trata la sección 17,18 y 19 ibídem de la Ley 62 de
1973.
De otra parte, si se le puede dar el tratamiento de renta exenta,
conforme los presupuestos previamente citados, en la
declaración de renta (formulario 210), será atribuible a Otras rentas
Exentas (casilla 62), pero en el caso que no se cumplan con las
formalidades previstas en la ley será diligenciado al renglón de ingresos
obtenidos en el exterior (casilla 39).
Se concluye que los viáticos destinados exclusivamente a sufragar en
forma ocasional gastos de manutención y alojamiento durante el desempeño de sus
comisiones oficiales percibidos por los empleados del sector oficial,
soportados por la resolución que los reconoce, en cuanto son gastos directos de
la respectiva entidad, y no constituyen para el trabajador remuneración
ordinaria del servicio, no se acumularán para efectos de establecer los
ingresos brutos requeridos como base para los obligados a presentar declaración
de renta anualmente." (Resaltado con subrayado fuera texto)
Texto tomado del OFICIO 011368 DE 2015
Artículo 8 del Decreto 823 de 1987,
OFICIO 061820 DE 2014 NOVIEMBRE 6
OFICIO 03385 de 2014
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