Pasos para la preparación de un presupuesto
El primer paso en el proceso de preparación de un presupuesto es una revisión profunda de los programas de beneficencia implementados por la ONG y de los logros de la gerencia durante el año que termina. Esto usualmente incluye, pero no se limita a:
• Revisar los objetivos alcanzados.
• Comparar las cifras reales contra el presupuesto del año anterior.
• Buscar el número de personas beneficiadas por programa.
Al dividir el costo real de cada programa entre el número de personas beneficiadas, se determina el costo unitario del servicio o beneficio. Basados en esta revisión, nuevos objetivos deben ser discutidos y acordados, siempre que cuadren con el Plan Estratégico a largo plazo y ayuden en el progreso de la misión de la ONG.
Luego, deben estimarse los costos requeridos para alcanzar los objetivos, incluyendo los costos de personal, suministros y otros recursos.
El manejo de asuntos contables y fiscales tiene relación con el (la) Contador(a) o Director(a) Financiero(a) y con el (la) Tesorero(a) de la Junta Directiva.
El personal encargado de cada programa y el personal financiero deberán discutir para asegurar la consecución de los recursos necesarios.
El (la) Director(a) Ejecutivo(a) (o Gerente General) y otros miembros del equipo gerencial deben ser incluidos en dichas discusiones. Para esta evaluación, se puede tomar como referencia la experiencia de años anteriores (por ejemplo, comparaciones de presupuesto del año precedente contra desempeño real), especialmente si existen programas de beneficio de continua naturaleza.
También se debe preparar un presupuesto de ingresos. Aun cuando eventos no predecibles influencien el flujo de contribuciones recibidas, se puede estimar el monto de los ingresos con cierto grado de exactitud basándose en experiencias pasadas. También deben tomarse en cuenta las proyecciones futuras e iniciativas para aumentar las recaudaciones por donaciones u otro tipo de actividades. Los presupuestos han de ser preparados para un período mínimo de doce (12) meses, pero lo recomendable es poder tener proyecciones a mediano plazo (2 a 3 años) lo cual lleva a la junta directiva a identificar necesidades y a trazar planes y objetivos por plazos más largos.
Las contribuciones de otras fundaciones, corporaciones y agencias gubernamentales son algo más difíciles de proyectar. El personal financiero y el de recaudación de fondos, en conjunto con el (la) Director(a) Ejecutivo(a) (o Gerente General) y el comité de recaudación de fondos de la Junta Directiva, si aplica, deberán tomar parte en ello. Los ingresos por contribuciones deben proyectarse utilizando la mejor información disponible al momento de preparar el presupuesto. Adicionalmente, deben compararse las proyecciones de ingresos y gastos. A veces, y dependiendo de los objetivos de la ONG, se puede proyectar un déficit intencionalmente debido a la inversión en programas en el año corriente con fondos de vigencias anteriores. Por último, todo presupuesto debe estar basado en supuestos reales con bases sólidas, los cuales deben ser incluidos como parte de la documentación que se presenta a la junta directiva.
El presupuesto debe contener los principales rubros de cuentas de ingresos (donaciones institucionales, donaciones individuales, Agencias de Cooperación, etc.) y de gastos (de programas, gastos generales y administrativos, entre otros).
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