El presupuesto debe ser preparado por año, pero es recomendable hacer proyecciones a mediano plazo.
Una vez determinado el flujo de caja en forma mensual se debe proceder a preparar un estado de resultados u operaciones y un balance de situación que permita conocer la situación financiera de la ONG en fechas determinadas.
Terminado el presupuesto, se someterá a la aprobación de la Junta Directiva. Desde ese momento se pone el plan en acción; usualmente se preparan actualizaciones y comparaciones contra los montos reales mes a mes.
El presupuesto debe ser una herramienta de trabajo utilizada en forma continua para medir el cumplimiento de las metas establecidas, las desviaciones importantes en cuentas de gastos y debe permitir a la gerencia y junta directiva tomar medidas correctivas con la anticipación necesaria. Existen organizaciones que actualizan regularmente sus presupuestos. Estas actualizaciones (forecast en inglés) se realizan por trimestre (o con frecuencia trimestral) y siempre proyectando un mínimo de doce (12) meses, lo que permite a la ONG mejorar y controlar la administración de sus recursos financieros.
Para supervisar adecuadamente la ejecución del presupuesto, es posible realizar un informe de ingresos sobre gastos comparado contra el presupuesto. Esto consiste en un estado de actividades ampliado, en el que los ingresos y gastos del periodo se describen y se comparan con el presupuesto establecido. La gerencia puede utilizar este reporte para:
• Comparar los ingresos recibidos y gastos incurridos, acumulados de todo el período, contra los montos presupuestados a la misma fecha e identificar variaciones relevantes.
• Identificar la causa de la variación y
• Establecer un plan de acción para atender la causa de la variación.
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Alberto
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La información aquí contenida es de naturaleza
general y no tiene el propósito de abordar las
circunstancias específicas de ningún individuo o entidad en particular.
No tiene motivos económicos y no se puede entender
como una asesoría al tema expuesto por el autor.
