CIRCULAR 026 DE
2014
(Febrero 12)
Para: Representantes Legales, Revisores Fiscales y
contadores de Corporaciones, Asociaciones, Fundaciones y Entidades de Utilidad
Común bajo la inspección, vigilancia y control de la Subdirección Distrital de
Inspección, Vigilancia y Control de Personas Jurídicas sin Animo de Lucro de la
Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.
De: Secretaria
General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C
Asunto: Solicitud
de información financiera, contable y otras disposiciones.
Esta Secretaría
General, a través de la Subdirección Distrital de Inspección, Vigilancia y
Control de Personas Jurídicas sin Animo de Lucro, con base en las facultades de
inspección, vigilancia y control sobre instituciones de utilidad común
domiciliadas en Bogotá, otorgadas con base en el artículo 189 numeral 26 de la
Constitución Política y de acuerdo a la delegación del Presidente de la
República al Alcalde Mayor de Bogotá, mediante los Decretos 432 y 1318 de 1988,
1093 de 1989 y 525 de 1990 y en especial a lo dispuesto en los artículos 38 y
48 del Decreto Distrital 059 de 1991, podrá solicitar proyectos de presupuesto
y los balances de cada ejercicio, con arreglo a las normas vigentes, examen de
libros, cuentas y demás documentos que considere necesarios a efectos de
asegurar que las instituciones de utilidad común cumplan la voluntad de los
fundadores y asociados, conserven o inviertan debidamente sus rentas y se
ajusten en su formación y funcionamiento a las leyes, decretos y sus propios
estatutos.
Para tal efecto es necesario impartir
las siguientes instrucciones:
DE LA INFORMACION FINANCIERA
1. Numero PIN. Las Corporaciones, Asociaciones, Fundaciones y Entidades de Utilidad Común
bajo la inspección, vigilancia y control de la Secretaría General, podrán obtener una
clave electrónica denominada PIN, la cual le permitirá acceder al Sistema de
Información de Personas Jurídicas SIPEJ, esta debe ser solicitada y habilitada
por la Subdirección Distrital de Inspección Vigilancia y Control de Personas Jurídicas
Sin Ánimo de Lucro, dependencia que estará presta a indicar los procedimientos
a que haya lugar y la documentación que deba allegarse para la asignación del
respectivo PIN.
2.Presentación Financiera y Contable.
Las Corporaciones,
Asociaciones, Fundaciones y Entidades de Utilidad Común bajo la inspección,
vigilancia y control de la Secretaría General, deberán presentar información
financiera y contable a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, a más
tardar al 30 de abril de cada año.
3. Información a suministrar. La
documentación a presentar por parte de las Corporaciones, Asociaciones, Fundaciones y Entidades de Utilidad Común
bajo la inspección, vigilancia y control de la Secretaría General será:
a) Estados Financieros
comparativos (No hay lugar a comparar cuando los dos periodos no son completos,
con el año inmediatamente anterior)
b) Notas a los Estados Financieros
c) Certificación de Estados
financieros
d) Dictamen del Revisor Fiscal (Si
lo hay)
e) Informe de Gestión
f) Acta del órgano estatutariamente
facultado en la cual se aprueban los Estados Financieros, Informe de Gestión y
destinación de Excedentes del año inmediatamente anterior.
g) Proyecto de presupuesto a
ejecutar
h) Certificación del Registro de
Libros de Asociados, Actas de Asamblea y Junta de Asociados expedido por la
Cámara de Comercio (si no lo ha aportado).
4. Registro de Estados Financieros
en el Sistema de Información de Personas Jurídicas SIPEJ. Para efectos de
la presente circular las Corporaciones,
Asociaciones, Fundaciones y Entidades de Utilidad Común podrán registrar los
estados financieros en el Sistema de Personas Jurídicas SIPEJ.
Los estados financieros balance general
y estado de resultados deben ingresarse en el Sistema de Información de
Personas Jurídicas SIPEJ, por parte de las Corporaciones, Asociaciones, Fundaciones y Entidades de Utilidad Común de acuerdo a lo
siguiente:
Los saldos contenidos en el Balance
General y en el Estado de Resultados, deben ser digitados a nivel tres (clase,
grupo y cuenta) es decir a cuatro (4) cuatro dígitos de conformidad al artículo
14 del Decreto Reglamentario 2650 de 1993.
Una vez digitados los estados
financieros en el SIPEJ, se debe imprimir una copia del registro, el cual debe
anexarse a los documentos solicitados en el numeral 3 de la presente circular.
En ningún caso constituirán causales de
justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información:
*Los daños en los sistemas, conexiones
y/o equipos informáticos del informante.
* La no previa solicitud del número
PIN.
*El olvido de la clave o cualquier
otra causa ajena a la Secretaria General
5. Especificaciones técnicas. La información
a que se refiere el numeral 3 de la presente circular, deberá presentarse en
físico, teniendo en cuenta las siguientes especificaciones técnicas.
a) Estados Financieros.
Los estados financieros que deben ser
presentados de acuerdo al Decreto Nacional 1878 de 2008, artículo 1 (adición
parágrafo al artículo 22 del Decreto 2649 de 1993) son:
Entidades con activos inferiores a 500
SMMLV en el año inmediatamente anterior:
*Balance General comparativo
*Estado de Resultados comparativo
Entidades con activos superiores 501
SMMLV en el año inmediatamente anterior:
*Balance General comparativo
*Estado de Resultados Comparativo
*Estado de Cambios en el Patrimonio
Comparativo
*Estado de Cambios en la Situación
Financiera Comparativo
*Estado de Flujo de Efectivo
Comparativo
Los estados financieros comparativos se
deben presentar conforme al artículo 32 del Decreto 2649 de 1993, cuando haya
lugar (es decir periodos iguales).
Los estados financieros, deben venir
firmados por el Representante Legal, el Contador Público que preparo la
información y Revisor Fiscal (si lo hay) señalado en el artículo 33 del Decreto
2649 de 1993.
b) Notas a los Estados
Financieros
Las notas a los estados financieros se
deben elaborar con base en el artículo 114 del Decreto 2649 de 1993, y su
presentación debe ser acorde al artículo 36 de la Ley 222 de 1995.
c) Certificación de los Estados
Financieros
La certificación de los estados
financieros se debe presentar conforme a lo establecido en el artículo 57 del
Decreto 2649 de 1993 y el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, así mismo que su
contenido refleje claramente el año que se está certificando, debidamente
firmada por el Representante Legal y contador.
En caso de que carezca de alguna de las
dos firmas se dará como no presentada.
d) Dictamen del Revisor Fiscal
Las entidades que por estatutos tengan
la figura del Revisor Fiscal inscrito en Cámara de Comercio o que de acuerdo al
artículo 13 parágrafo 2 de la ley 43 de 1990 estén obligados a tener Revisor
fiscal, deben aportar el dictamen de conformidad al artículo 203 del Código de
Comercio.
Su contenido debe ser elaborado
teniendo en cuenta los artículos 208 y 209 del Código de Comercio.
e) Informe de Gestión
El informe de gestión debe elaborarse
conforme al artículo 47 de la ley 222 de 1995, modificado por la Ley 603 de
2000 y debe venir firmado por el Representante Legal.
El documento anterior no deberá superar
10 folios, con el fin de contribuir con la norma ambiental ISO 14000
f) Acta del máximo órgano de
asamblea donde conste la aprobación de los estados financieros, el informe de
gestión y la destinación de los excedentes.
La presentación de esta acta deberá
tener en cuenta los requisitos de los artículos 189 y 422 Código de Comercio y
artículo 46 de la Ley 222 de 1995.
El acta
que hace mención el presente numeral, deberá ser fiel copia de la consignada en
el libro de actas previamente registrado en Cámara de Comercio, está debe venir
firmada por el Presidente y Secretario de la respectiva asamblea.
La destinación de los excedentes debe
realizarse de conformidad con los artículo 8 y siguientes del Decreto 4400 de
2004.
g) Proyecto de Presupuesto
De acuerdo al Decreto 1093 de 1989, los
proyectos de presupuesto deben presentarse a estudio y consideración del órgano
de control previa aprobación del máximo órgano administrativo de la entidad.
El proyecto de presupuesto debe ser
elaborado a un (1) año de forma cuantificable indicando los conceptos de los
ingresos y egresos proyectados congruentes con los plasmados en el catálogo del
Decreto 2650 de 1993; debe reflejar los proyectos a ejecutar y las prioridades
de la entidad.
h) Certificación del registro
del Libro de Actas
Conforme al artículo 175 de la Decreto
019 de 2012, las entidades sin ánimo de lucro inscritas en Cámara de Comercio,
deberán llevar un libro de actas, registrado en la respectiva Cámara.
6. Plazo para presentar la
información.
De conformidad al artículo 41 de la Ley
222 de 1995, deberán allegar los documentos solicitados mediante esta circular
a más tardar el último día hábil del mes de abril.
7. Sanciones. Cuando no
se suministre la información dentro de los plazos establecidos, el contenido
presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación
de las sanciones contempladas en el Decreto Distrital 059 de 1991.
OTRAS DISPOSICIONES
La información financiera suministrada
por las entidades de utilidad común domiciliadas en Bogotá, deberán ceñirse a
las orientaciones generales señaladas por la elConsejo Técnico de la
Contaduría Pública.
Las certificaciones de inspección,
vigilancia y control, que emita de la Subdirección Distrital de Inspección,
Vigilancia, Control de Personas Jurídicas sin Ánimo de Lucro, tendrán una
vigencia de tres (3) meses, contados a partir de la fecha de su expedición,
mientras se implementa la expedición virtual del documento.
Para efecto de los alcances previstos
en la presente Circular, la misma deberá ser publicada en el registro
distrital, así como en un periódico de amplia circulación y difundida a través
de la pagina del Sistema de Información de Personas Jurídicas sin Animo de
Lucro, SIPEJ y la pagina Web www.bogota.gov.co.
Finalmente, esta Secretaria queda
atenta a resolver cualquier inquietud que sobre el particular se requiera, a
través de oficina de servicio de atención al ciudadano de la Subdirección
Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Personas Jurídicas sin Ánimo
de Lucro.
Cordialmente,
MARIA SUSANA MUHAMAD GONZALEZ
Secretaria General
Proyectó: María Fernanda Muñoz Barrera/
Gloria Rojas López/ Edilberto Olarte Moreno
Revisó: Camilo Andrés Rodríguez
Aprobó: Bernardo Antonio
González Vélez
