Limitación del alcance de los Presupuestos en Entidades del Régimen Especial

Los presupuestos a nivel de las Entidades del Régimen Especial que ejecutan proyectos con Agencias de Cooperación, son muy importantes, la administración continuamente exige un presupuesto para el desarrollo de las actividades o labores en los diferentes proyectos que ella ejecuta.

Muchos Gerentes o Coordinadores, limitan el alcance de los presupuestos a un documento que refleja simplemente valores económicos, pero la verdadera importancia de ellos radica en el control financiero de la organización, puesto que revela el manejo administrativo de los recursos disponibles por la Entidad.

Como herramienta de control financiero se ha establecido el análisis a la ejecución presupuestal como un instrumento que permite evaluar el cumplimiento en el plan de acción de la entidad, respecto del proyecto en ejecución y a las directrices del financiador.

En muchas ocasiones el resultado de las variaciones entre los  rubros presupuestados y los verdaderos costos y gastos en los que incurrió la Entidad son sorprendentes – los costos y gastos incurridos no se ajustan a los objetivos ni a los montos aprobados por la Agencia de Cooperación - y casi siempre los valores reales exceden los presupuestados; en estos casos se afirma que “El presupuesto no sirvió”.

Veamos a continuación algunas de las causas que conducen al fracaso de los presupuestos:

No hay objetivos definidos: Los presupuestos permiten visualizar en términos financieros, la necesidad de recursos para alcanzar los objetivos y metas del proyecto en el corto plazo. Algunas organizaciones han determinado a través de sus planes estratégicos, objetivos de largo plazo, pero no se encuentran definidos claramente.

Gastos no tenidos en cuenta: Existe muchas entidades, que al realizar el presupuesto que acompaña el anteproyecto para estudio de la Agencia de Cooperación, para su posterior aprobación, no alcanzan a tener en cuenta la totalidad de gastos que existe en la ejecución de un proyecto, fuera de las actividades, personal e inversiones que este necesite, podemos mencionar algunas:

- Gastos bancarios( Comisiones de las monetizaciones nacional e internacional. Compras de chequera)

- Gastos Laborales( Dotación, prestaciones, bonificaciones y auxilios de transportes)

- Servicios Públicos.

- Posibles Diferencias en cambio desfavorables, respecto a la pactada en el Convenio, Acuerdo o Contrato de Cooperación

- Impuestos: el Gravamen a los movimientos Financieros, (4x1000), el rete Iva del 15% del IVA(16%), cuando se es responsable.

Pensar en COP (Pesos Colombianos): Las Entidades del Régimen Especial tienden a pensar en la moneda nacional, el COP, y gastan en COP, lo interesante es que los presupuesto algunas veces vienen en diferentes monedas, sean Dólares (USD), Euros (€), Libras Esterlinas (GBP) Coronas suecas SEK, Francos Suizos (CHF), Yen (JPJ), moneda con que se ha aprobado la financiación del proyecto.

Algunas Entidades del Régimen Especial gastan su presupuesto en COP, sin tener en cuenta que lo que realmente envía la Agencia de Cooperación, casi siempre el financiador envía los desembolsos acordados en el convenio, es decir que si la Agencia de Cooperación pacto que iba a enviar €50.000, correspondiente a COP135.000.000, con una tasa de cambio de COP/€= 2.700, valores incluidos en el acuerdo de Cooperación, y en la negociación realizada en Colombia en la monetización de las divisas, de los €50.000, se reciben COP115.000.000, a una tasa COP/€= 2.300 creando una diferencia de COP20.000.000, pero la ONG cree que su presupuesto es de COP135.000.000, y sigue gastando esos mismos pidiendo prestado algunas veces, creyendo que el financiador le va enviar los otros COP20.000.000 , la agencia de Cooperación cumplió con su envío de €50.000, por tal motivo la Entidad del Régimen Especial tendría una sobre ejecución real y  por diferencia en cambio , y posiblemente sobre ejecuciones en los Ítem del presupuesto, por que se contaba con un €= COP2.700 y realmente llego a €=COP2.300 .Algunas veces la agencia de Cooperación le envián parte de dicha partida, pero en muchas veces no lo hace.

Sobre estimar los ingresos: Las Entidades del Régimen Especial tienden a establecer metas de recursos y de transferencias. En la mayoría de los casos, esto ocasiona una sobre estimación de los ingresos esperados; adicionalmente es muy frecuente considerar como recaudo el 100% del ingreso sin tener en cuenta las comisiones y diferencias por cambio de fuerte oscilación, lo que ocasiona un descuadre en el flujo de efectivo.

No se presupuestan imprevistos: Es muy sencillo presupuestar gastos o eventos cotidianos, pero no lo es tan fácil para algunos gastos inesperados, como paros armados, factores de orden público, que hagan variar sustancialmente la ejecución de proyectos de Agencias de Cooperación, como mantenimientos correctivos, reparaciones locativas, pólizas de activos ,entre otros, es necesario construir una reserva para suplir este tipo de necesidades oportunamente, evitando descuadres en el flujo de efectivo y costos financieros adicionales por la adquisición de créditos en entidades bancarias.

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Por 

MIGUEL EDUARDO FUENTES ROJAS

Certificado en Normas Internacionales de Auditoría NIAs.

Registro AD37325 por ACCA 

(Association of Chartered Certified Accountants) -Londres -Inglaterra

​Socio Líder en Sector Social ONG

CIP Auditores & Consultores Ltda.

Líder en Normas Internacionales de Aseguramiento de Información - NIA con Certificación ACCA

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Las Entidades del Régimen Especial aplicarían NIIF, Cómo saberlo?

Depende de que categoría este clasificada la Entidad del Régimen Especial (Corporación, Fundación, Asociación y otras) o la Cooperativa, si es PYME- Grupo 2-  o MICRO -Grupo 3-.

Conforme al direccionamiento estratégico del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, establece que si una Entidad del Régimen Especial que tenga activos por más de 500 SLMV (para 2013: $294.750.000), y que no pertenezca a Grupo 1 (emisores de valores y entidades de interés público) es del Grupo 2.

No obstante, si la Entidad del Régimen Especial tiene menos de esos 500 salarios mínimos en activos, pero sus ingresos brutos anuales son iguales o superiores a 6.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (para 2013: $3.537.000.000), también pertenecerá al Grupo 2.

El Decreto 2706 de diciembre 27 de 2012 realiza una definición en su Anexo Marco Técnico Normativo de Información Financiera para las Microempresas -Grupo 3-

Capítulo I-Microempresas,

1.2 Se considera una microempresa si:

(a) Cuenta con una planta de personal no superior a diez (10) trabajadores, o

(b) Posee activos totales por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 2° de la Ley 1314, esta norma será aplicable a todas las entidades obligadas a llevar contabilidad que cumplan los parámetros de los anteriores literales, independientemente de si tienen o no ánimo de lucro.( Negrilla nuestra).

Para la clasificación de aquellas microempresas que presenten combinación de parámetros de planta de personal y activos totales diferentes a los indicados, el factor determinante para dicho efecto será el de los activos totales.

Por tal motivo si una entidad sin ánimo de lucro del Régimen Especial cumple con los topes, esto es una planta de personal no superior a diez (10) trabajadores, o activos totales por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales, independientemente de si tienen o no ánimo de lucro, seria parte del GRUPO 3, tendría que aplicar  el artículo 2° de la Ley 1314.

El cronograma de aplicación de esta normativa lo reglamenta en el   Artículo 3 del  Decreto 2706 de diciembre 27 de 2012, que cita lo siguiente:

Artículo 3°. Cronograma de aplicación del marco técnico normativo de información financiera para las microempresas. Para efectos de la aplicación del marco técnico normativo de información financiera para las microempresas deberán observarse los siguientes períodos:

1. Período de preparación obligatoria: Este período está comprendido entre el 1 ° de enero de 2013 y el 31 de diciembre de 2013.

Se refiere al tiempo durante el cual las microempresas deberán realizar actividades relacionadas con el proyecto de convergencia y en el que los supervisores podrán solicitar información a los vigilados sobre el desarrollo del proceso. Tratándose de preparación obligatoria, la información solicitada debe ser suministrada con todos los efectos legales que esto implica, de acuerdo con las facultades de los órganos de inspección, control y vigilancia. Para el efecto, estas entidades deberán coordinar la solicitud de información, de tal manera que esta obligación resulte razonable y acorde a las circunstancias de los destinatarios de este decreto.

Las microempresas que no son objeto de inspección, vigilancia y control, igualmente deberán observar este marco técnico normativo para todos los efectos y podrán consultar las inquietudes para su aplicación al Consejo Técnico de la Contaduría Pública.

2. Fecha de transición: 1 ° de enero de 2014. Es el momento a partir del cual deberá iniciarse la construcción del primer año de información financiera de acuerdo con los nuevos estándares, que servirá como base para la presentación de estados financieros comparativos.

3. Estado de situación financiera de apertura: 1 ° de enero de 2014. Es el estado en el que por primera vez se medirán de acuerdo con los nuevos estándares los activos, pasivos y patrimonio de las entidades afectadas. Su fecha de corte es la fecha de transición.

4. Periodo de transición. Este período estará comprendido entre el 1° de enero de 2014 y 31 de diciembre de 2014. Es el año durante el cual deberá llevarse la contabilidad para todos los efectos legales de acuerdo con los Decretos 2649 y 2650 de 1993 y las normas que los modifiquen o adicionen y la demás normatividad contable vigente sobre la materia para ese entonces, pero a su vez, un paralelo contable de acuerdo con los nuevos estándares con el fin de permitir la construcción de información que pueda ser utilizada el siguiente año para fines comparativos. Los estados financieros que se preparen de acuerdo con la nueva normatividad con corte a la fecha referida en el presente acápite, no serán puestos en conocimiento del público ni tendrán efectos legales en este momento.(Subrayado nuestro)

5. Últimos Estados Financieros conforme a los decretos 2649 y2650 de 1993 y normatividad vigente:

Se refiere a los Estados Financieros preparados al 31 de diciembre de 2014 inmediatamente anterior a la fecha de aplicación. Para todos los efectos legales, esta preparación se hará de acuerdo con lo previsto en los Decretos 2649 y 2650 de 1993 y las normas que los modifiquen o adicionen y la demás normatividad contable vigente sobre la materia para ese entonces.

6. Fecha de aplicación: 1 ° de enero de 2015. Es aquella fecha a partir de la cual cesará la utilización de la normatividad contable actual y comenzará la aplicación de los nuevos estándares para todos los efectos, incluyendo la contabilidad oficial, libros de comercio y presentación de estados financieros.

7. Primer período de aplicación: Período comprendido entre el 1° de enero de 2015 al 31 de diciembre de 2015. Es aquel durante el cual, por primera vez la contabilidad se llevará para todos los efectos de acuerdo con los nuevos estándares.

8. Fecha de reporte: 31 de diciembre de 2015, Es aquella fecha a la que se presentarán los primeros estados financieros comparativos de acuerdo con los nuevos estándares.

Parágrafo Primero. Los órganos que ejercen inspección, vigilancia y control deberán tomar las medidas necesarias para adecuar sus recursos en orden a observar lo dispuesto y para los fines contemplados en este decreto.

Parágrafo Segundo. Las entidades de inspección, vigilancia y control deberán expedir coordinadamente dentro de los tres primeros meses del período obligatorio de preparación, las normas técnicas, interpretaciones y guías en materia de contabilidad e información financiera, dentro del marco legal dispuesto en la Ley 1314 de . . 2009 Y en este Decreto, que permitan una adecuada preparación obligatoria a las microempresas a este régimen.

Parágrafo Tercero. El Consejo Técnico de la Contaduría Pública, resolverá las inquietudes que se formulen en desarrollo de la adecuada aplicación del marco técnico normativo de información financiera para las microempresas.

Conclusión

Interpretando la normativa anterior, podemos indicar que cuando una Entidad del Régimen Especial sea ONG o una Cooperativa reúnan  los requisitos de las microempresas, sea por planta de personal no superior a diez (10) trabajadores, o activos totales por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales, tendría que aplicar  el artículo 2° de la Ley 1314, y deberán utilizar el Marco Técnico Normativo de Información Financiera para las Microempresas del Decreto 2706 de diciembre 27 de 2012.

Que el año 2013  es de Preparación obligatoria en el cual se deberán realizar actividades de convergencia, que se puede interpretar como  capacitación de sus profesionales, reuniones sobre el tema, inventario, análisis de cuentas, depuración de saldos, etc.

Que el año 2014 es un año de transición, se  inicia la construcción del 1er año de información financiera de acuerdo con los nuevos estándares, se utilizará como base para la presentación de Estados Financieros comparativos. (Se puede entender que los años comparativos serán 2013 y 2014),  en donde se continuaría aplicando juntamente los Decretos 2649 y 2650 de 1993, y el Marco Técnico Normativo de Información Financiera para las Microempresas del Decreto 2706 de diciembre 27 de 2012. Y al finalizar el año 2014 se tenga la información financiera básica para los saldos iniciales del año 2015, estos Estados Financieros realizados bajo los nuevos estándares no serán puestos en conocimiento del público ni tendrán efectos legales en este momento.

El año 2015 aplicación total del Decreto 2706 de diciembre 27 de 2012,  la contabilidad se llevará para todos los efectos de acuerdo con los nuevos estándares, los Estados Financieros  con corte al 31 de diciembre de 2015 deberán ser comparativos de acuerdo con los nuevos estándares con los terminados en el año 2014 y tendrán efectos legales para ese período.

Las Cámaras de Comercio, Alcaldías, Ministerios y demás Entidades que ejercen funciones de inspección, vigilancia y control deberán expedir dentro de los 3 primeros meses del período obligatorio de preparación( año 2013), las normas técnicas, interpretaciones y guías en materia de contabilidad e información financiera, dentro del marco legal dispuesto en la Ley 1314 de 2009. 

Si la Entidad del Régimen Especial tienen inquietudes o dudas en la aplicación de esta normativa, El Consejo Técnico de la Contaduría Pública estará presto a resolverlas.

Ver publicación relacionada con el Decreto 1851 DEL 29-08-2013

APLICACIÓN PARA LOS PREPARADORES DE INFORMACIÓN FINANCIERA QUE SE CLASIFICAN DENTRO DEL LITERAL A) DEL DECRETO 2784 DE 2012 .

Y si la categoría de la Entidad del Régimen Especial es PYME -Grupo 2-…?

Por 

Miguel Eduardo Fuentes Rojas

Certificado en Auditoria Internacional 

ACCA (Association of Chartered Certified Accountants) del Reino Unido.UK,  

Normas de Aseguramiento de la Información (NAI)-Registro AD37325

Publicación "NIIF para ONG en que grupo se clasifican."

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