El presupuesto (Por ejemplo para licitaciones) y el control del costo
de las obras civiles, y de las consultorías, se hace, por costumbre,
contemplando 4 elementos, que son:
· Los Costos directos
· Los costos de Administración
· Los Imprevistos
· La Utilidad
Los 3 últimos elementos constituyen lo que en el argot de las obras
civiles y la consultoría, se denomina el A.I.U.
Miremos lo que se incorpora en cada elemento:
COSTOS DIRECTOS
Corresponden al costo de:
a)los insumos y materiales (cemento,
varilla, arena, legajadores, papel, fotocopias, planos, etc ), información
comprada (Información geológica, estadística, de mercado, etc,)
b) Ingenieros, auxiliares y otros
profesionales y empleados de nómina dedicados únicamente a la
obra o contrato que se presupuesta, costo que incluye los costos laborales como prestaciones
sociales, liquidaciones previstas y parafiscales.
Si un ingeniero o empleado trabajara el 50% de su tiempo en la obra o
contrato que se presupuesta, a dicha obra o contrato se le “cargará” o asignará
el 50% del costo laboral de él.
c) Viajes (tiquetes ), hoteles,
Alimentación
d)Honorarios previstos para
contratistas como transportadores, digitadores, médicos, auxiliares, estudios
de suelos, control de obra,etc.
e) Licencias
f) El dinero adquirido en
préstamo para la obra o contrato.
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Para mayor claridad, estos gastos directos son aquellos que se generan o
existen, únicamente si se realiza la obra o contrato cotizado.
COSTOS DE ADMINISTRACIÓN (A)
Se expresan como una proporción del costo directo y corresponden a lo
que son los gastos generales o indirectos de la Empresa que cotiza.
Se trata de costos como los de:
-Nómina y costos laborales de gerencia general, contabilidad, sistematización, compras, servicios generales, Recursos humanos, etc áreas de administración central de la Empresa.
-Nómina y costos laborales de gerencia general, contabilidad, sistematización, compras, servicios generales, Recursos humanos, etc áreas de administración central de la Empresa.
-Servicios generales de la empresa que cotiza, como vigilancia, servicios
públicos, seguros, financieros, legales, arriendo, leasing que tenga y
otros servicios.
-Otros costos de la empresa como capacitación, reparaciones locativas, biblioteca,
Cafetería, publicidad, y similares.
Estos costos indirectos o de administración, son costos en que de todos
modos e independientemente de las obras o contratos que cotice o realice, tiene
que incurrir la empresa para realizar su actividad.
Cuando una empresa realiza o pronostica realizar varias obras, es
indispensable que establezca algún factor en función del cual asigne a la obra
o contrato por realizar o realizado, una proporción de estos costos.
Cuánto de la nómina de administración general le vaya a asignar la
empresa a cada obra, depende de esa proporción.
COSTOS DE ADMINISTRACION DE UNA OBRA INDIRECTOS “DIRECTOS”
Hay algunos costos que sin corresponder estrictamente a los
típicamente directos de una obra como materiales, insumos, personal
técnico y algunos contratos, son indirectos, es decir, de administración. Sin
embargo por existir solamente en razón de la existencia de la obra, aunque sean
de administración, no son de Administración general sino de esa obra y por lo
tanto se consideran “directos” y se incluyen en ellos.
IMPREVISTOS
Corresponden a aquellos, bien directos o indirectos “directos”, que
pudieran presentarse en el desarrollo de la obra o contrato, y que no fueron
presupuestados y corresponden a la definición típica de “ imprevistos” .
No se trata con ese rubro de cubrir costos previsibles que se pueden
haber olvidado presupuestar, sino de verdaderos “ imprevistos”.
UTILIDAD
Mientras que en el caso de productos físicos o servicios diferentes de
consultoría u obras civiles, y de los técnicos, como ya se vio, la utilidad se
calcula en función de la rentabilidad del patrimonio o sea de las
utilidades ( Precio de venta menos costos totales ) en relación al
dinero invertido (Activos menos deuda ) En las obras civiles, los servicios técnicos y la
consultoría, la utilidad se calcula como una % del costo Directo.
En todo caso, la utilidad así calculada, hay que relacionarla con el
patrimonio dedicado a la obra o contrato presupuestado o realizado, el cual
casi nunca se presupuesta.
LA COSTUMBRE
La inmensa cantidad de presupuestos de obras civiles, servicios técnicos
y de consultoría que se realizan, tienen como destinatario el gobierno quien es
el que los contrata através de licitaciones.
En general, por costumbre, y sin mayor explicación formal, en ese tipo
de licitación es aceptable un % del 10 al 20% de costos de administración o
indirectos, un 5% para imprevistos y entre un 5% y un 10% de utilidad.
EL PAGO POR PARTE DEL CONTRATANTE
En desarrollo de la obra o contrato, el contratante paga
a) Los gastos directos reales incurridos,
b) La proporción de ellos estipulada para
administración,
c) Los gastos imprevistos que
realmente hayan ocurrido, no los presupuestados.
d) El % de utilidad prevista sobre el
costo directo total.
Generalmente el Estado contrata interventores, que son los encargados de
verificar la existencia y justificación de los gastos directos reales y de los
imprevistos, para a partir de ella autorizar su pago y el del % de la utilidad,
a medida que se desarrolla la obra o contrato.
UN EJEMPLO PRACTICO
Supongamos que por parte de una empresa constructora de infraestructura
vial se está ofertando para licitar, un contrato para realizar una
carretera.
La oferta se vería así :
Costos directos: Total 1.500 millones
a).Materiales: 1.000 millones
b).Personal dedicado a los estudios
previos, diseño y ejecución de la obra :
Propio 300 millones
Subcontratado 50 millones
c) .Subcontrato estudios técnicos:
100 millones
d).Personal de administración dedicado
exclusivamente al contrato : 50 millones
Administración: 20% del costo directo $300 millones
Imprevistos: 5% del costo directo $ 75 millones
Utilidad: 5% del costo directo $ 75 millones
Total de la oferta : $ 1.950 Millones
Ver también ¿SABE USTED QUE ES EL A.I.U.?
Por Manuel Antonio Botero B
Ingeniero Industrial de la Universidad de los Andes.
Especialista en dirección empresarial del Research
Institute for Management Science de Holanda
De su Publicación el A.I.U en gerencie.com 25-01-14
Fecha Publicación 25 de enero de 2014
La información aquí contenida es de naturaleza general y no tiene el propósito de abordar las circunstancias específicas de ningún individuo o entidad en particular. No tiene motivos económicos y no se puede entender como una asesoría al tema expuesto por el autor.
