De conformidad con lo dispuesto en el artículo 431 del Código de
Comercio, las actas deben ser firmadas por el presidente de la asamblea y su
secretario, o en su defecto por el Revisor Fiscal, lo que claramente indica que
cuando sea del caso, es posible sustituir la firma de uno u otro funcionario, e
incluso de ambos, con la del Revisor Fiscal, independientemente de que en el
cuerpo del documento figuren los nombres de las personas que desempeñaron los
cargos respectivos.
Concepto 48229 / 2012-06-22 / Superintendencia de Sociedades
Ref.: Radicación
2012- 01- 124788
Mecanismos para subsanar la
firma del presidente en el acta de una reunión. (Se transcribe oficio).
Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual pone
de presente que en una sociedad del tipo de las anónimas, en el libros de actas
de la asamblea general de accionistas reposan algunas de ellas sin la firma de
quien actuó como presidente pero falleció sin haberlas suscrito, por lo que
pregunta el tramite y gestión que se debe realizar a fin de subsanar dicha
omisión.
Sobre el particular, teniendo el cuenta que el asunto se
encuentra resuelto de tiempo atrás, en esta oportunidad me permito transcribir
apartes del Oficio 220- 036672 de 15 de junio de 2010, en la que refiriéndose a
la imposibilidad de que las actas sean firmadas por quienes actuaron como
presidente y/o secretario, el Despacho expresó:
“(….)
En primer lugar es sabido que
tratándose de la asamblea general de accionistas, la obligación de elaborar
actas para consignar en ellas lo acaecido en las reuniones que la misma lleve a
cabo, se encuentra contemplada de una parte en el artículos 189 y del Código de
Comercio y de la otra, en el articulo 431 ídem, normas que conjuntamente
contemplan los requisitos y formalidades que éstas deban reunir.
Así se tiene que de conformidad
con lo dispuesto en el artículo 431 del código citado, las actas deben ser firmadas por
el presidente de la asamblea y su secretario, o en su defecto por el Revisor Fiscal,
lo que claramente indica que cuando sea del caso, es posible sustituir la firma
de uno u otro funcionario, e incluso de ambos, con la del Revisor Fiscal,
independientemente de que en el cuerpo del documento figuren los nombres de las
personas que desempeñaron los cargos respectivos.
Dicha apreciación es igualmente predicable tratándose de las actas
de junta directiva, pues si bien es cierto para ellas no aplican los requisitos
de orden procedimental previstos en el artículo 189 ibídem, no lo es menos que
la firma del revisor fiscal cuando haya lugar, está legitimada para
suplir la del secretario y/o el presidente como lo indica expresamente el
artículo 441 del Código citado, donde se lee: “En el Registro Mercantil se
inscribirá la designación de representantes legales mediante copia de la parte
pertinente del acta de la junta directiva o
de la asamblea, en su caso, una vez aprobada y firmada por el presidente y el
secretario, o en su defecto, por el revisor fiscal” (las
subrayas no es del texto).
Ahora, de
no ser dable la solución anterior y
considerando que la finalidad de la firma del acta, amén de su aprobación por
parte del propio órgano o de las personas en que éste delegue tal atribución,
es la de dotar el documento del suficiente valor probatorio, es viable optar por incluir las decisiones de las que da cuenta el
acta respectiva en una posterior y por ende, correspondiente a una nueva
reunión, en la que el propio órgano social consienta en incluir el temario de
una anterior citación. De esta manera, la propia
asamblea o la junta subsanaría la omisión, reafirmando las decisiones
que fueran adoptadas antes y, aceptando la expresión probatoria de ello,
mediante la constancia en el acta que se levante de esa nueva reunión.
Por último no sobra observar que aún cuando las actas
que cumplan con las formalidades del caso, son prueba suficiente de los hechos
que consten en ellas y por lo mismo, son el medio probatorio principal de las
decisiones que en consten en ellas, según los términos del artículo 189 ibídem,
hay tener presente que en todo caso no son el único medio probatorio, pues la
ley mercantil ni procedimental excluyen la aplicación de otros medios de prueba
para suplir su ausencia, salvo la restricción que opera en el caso de los
administradores para establecer hechos que no consten en las actas conforme
indica la disposición legal mencionada, pero esa restricción, por su carácter
de tal, sólo tiene vigencia en el supuesto expresamente señalado, por lo que no
aplicaría tratándose de hechos que pretendan hacer valer los asociados o
eventualmente, terceros”. (Negrilla fuera del texto original).
Solo queda por aclarar, conforme la preceptiva mencionada, si
bien la firma del revisor fiscal puede sustituir la de quienes actuaron como
presidente y secretario en las reuniones del máximo órgano social, es
pertinente tener en cuenta que tal mecanismo es viable siempre que el mismo
hubiere concurrido pues la firma en el acta respectiva supone que los hechos allí
referidos son ciertos.
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta,
no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 25
del Código Contencioso Administrativo.
Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se
sugiere consultar la página de Internet de la Entidad () o examinar los libros
de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.
Texto de www.incp.org.co
Autor: Superintendencia de Sociedades
